Kostenloses Erstgespräch

Für Verwaltungsbeiräte Arbeitshilfen für Ihren Beirat.

Als Beirat tragen Sie Verantwortung für die ganze Gemeinschaft, oft ehrenamtlich und neben dem Beruf. Hier finden Sie, was einen Verwalterwechsel leichter macht: eine Checkliste, die richtigen Fragen an jeden Verwalter und eine Vorlage für die Tagesordnung. Kostenlos und ohne Anmeldung.

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Checkliste Verwalterwechsel

In fünf Schritten von der Unzufriedenheit zur neuen Verwaltung. Zum Abhaken, auch als PDF zum Ausdrucken.

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1Ausgangslage festhalten

  • Konkrete Probleme mit der bisherigen Verwaltung notieren: Datum, Anliegen, Reaktion (oder keine). Das überzeugt in der Versammlung mehr als ein allgemeines Gefühl.
  • Verwaltervertrag heraussuchen: Laufzeit, Vergütung, Kündigungsregelung.
  • Gut zu wissen: Der Verwalter kann seit 2020 jederzeit per Beschluss abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

2Alternativen einholen

  • Zwei bis drei Angebote anderer Verwaltungen einholen. Vergleichsangebote sind für einen ordnungsgemäßen Bestellungsbeschluss in der Regel erforderlich.
  • Angebote vergleichbar machen: Grundvergütung je Einheit, Sondervergütungen, Vertragslaufzeit, Erreichbarkeit, fester Ansprechpartner, Zertifizierung nach § 26a WEG.
  • Ein Kennenlerngespräch mit den Kandidaten führen, gern mit dem ganzen Beirat.

3Eigentümerversammlung vorbereiten

  • Tagesordnung mit drei Punkten: Abberufung der bisherigen Verwaltung, Bestellung der neuen Verwaltung, Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags (Vorlage siehe unten).
  • Einladung mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 4 WEG). Weigert sich die Verwaltung pflichtwidrig, etwa trotz Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer (§ 24 Abs. 2 WEG), kann der Beiratsvorsitz oder seine Vertretung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
  • Angebote und Vertragsentwurf der Einladung beilegen, damit alle Eigentümer vorbereitet sind.
  • Gut zu wissen: Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 WEG).

4Übergabe begleiten

Diese Unterlagen muss die bisherige Verwaltung herausgeben:

  • Beschluss-Sammlung und Protokolle der Versammlungen
  • Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Pläne
  • Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre
  • Kontoauszüge, Nachweis der Erhaltungsrücklage, Bankverbindungen der Gemeinschaft
  • Verträge mit Dienstleistern (Hausmeister, Reinigung, Wartung, Energie) und Versicherungen
  • Eigentümerliste mit Kontaktdaten
  • Laufende Vorgänge: Schäden, Sanierungen, Angebote, Rechtsstreitigkeiten
  • Schlüssel, Zugangsmedien, technische Unterlagen

5Nach dem Wechsel

  • Bankvollmachten auf die neue Verwaltung umstellen
  • Dienstleister und Versicherungen über den Wechsel informieren
  • Alle Eigentümer über die neuen Kontaktdaten informieren
  • Erstes Treffen von Beirat und neuer Verwaltung (Jour fixe) vereinbaren

Die Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.

Fragen an jeden Verwalter

Ob Sie mit uns sprechen oder mit anderen: Mit diesen Fragen lassen sich Angebote ehrlich vergleichen.

  1. Wer ist mein fester Ansprechpartner, und wer vertritt ihn?

    Fragen Sie nach dem Namen, nicht nach der Abteilung. Und danach, wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt.

  2. Wie schnell antworten Sie, und über welche Wege?

    Lassen Sie sich eine konkrete Zusage geben, etwa „bis wann am selben Tag“, und ob Telefon, E-Mail und Post gleichermaßen funktionieren.

  3. Sind Sie zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG?

    Die Zertifizierung ist ein gesetzlich geregelter Nachweis der Sachkunde.

  4. Welche Versicherung haben Sie, und mit welcher Deckungssumme?

    Fragen Sie nach der Vermögensschadenhaftpflicht und der Erlaubnis nach § 34c GewO.

  5. Was ist im Grundhonorar enthalten, was kostet extra?

    Bitten Sie um eine Liste der Sondervergütungen, zum Beispiel für zusätzliche Versammlungen, Sanierungsbegleitung oder Mahnverfahren.

  6. Wie oft sind Sie vor Ort?

    Regelmäßige Objektbegehungen zeigen, ob ein Verwalter vorausschauend arbeitet oder nur reagiert.

  7. Wann bekommen wir das Protokoll der Versammlung?

    Eine feste Zusage, etwa innerhalb von vier Wochen, spart dem Beirat Nachfragen.

  8. Wie viele Objekte betreuen Sie pro Person?

    Die Antwort sagt viel darüber, wie viel Zeit am Ende für Ihre Gemeinschaft bleibt.

Muster-Tagesordnung

So können die Tagesordnungspunkte für den Wechsel formuliert sein. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen.

Tagesordnung der Eigentümerversammlung · Auszug

TOP [x]

Abberufung der [bisherigen Verwaltung] als Verwalterin der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift] mit Wirkung zum [Datum].

TOP [x + 1]

Bestellung der [neuen Verwaltung] zur Verwalterin für den Zeitraum vom [Datum] bis zum [Datum]. Höchstens fünf Jahre; nur bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

TOP [x + 2]

Ermächtigung der oder des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, den Verwaltervertrag gemäß dem Angebot vom [Datum] im Namen der Gemeinschaft abzuschließen.

Muster ohne Gewähr, ersetzt keine Rechtsberatung. Gern stimmen wir die Formulierungen für Ihre Gemeinschaft im Erstgespräch ab.

Hamburg, Koopstraße 3

Gemeinsam vorbereiten

Wenn Sie einen Wechsel vorbereiten, unterstütze ich Sie gern: mit einem Angebot, das Sie der Einladung beilegen können, und mit Antworten auf die Fragen Ihrer Miteigentümer. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Lukas Ehlers · Ihr Verwalter bei EREMA

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